Over bewaar als…

illustratie Max Kisman

Digitale informatie is al lang niet meer weg te denken uit onze samenleving. Het is niet voor te stellen hoe we zonder digitale middelen werken of communiceren. We creëren, bewerken, verzamelen en versturen dagelijks digitale documenten. Een deel willen we ook voor langere termijn beschikbaar houden maar dat gaat niet vanzelf.

Digitale documenten hebben specifieke eigenschappen, waardoor bekende bewaarmethoden, zoals die we voor papier kennen, niet kunnen worden gebruikt. Om digitale informatie te kunnen interpreteren – leesbaar en bewerkbaar te houden – zijn we afhankelijk van hard- en software, veilige opslagmedia, passende kabels en een intacte bitstream. Zodra één van de schakels ontbreekt is een digitaal document verloren.

Het verlies van digitale documenten is om veel redenen niet gewenst. Informatie over digitale duurzaamheid is maar moeilijk te vinden en bewezen strategieën sluiten vaak niet goed aan bij de eigen situatie.

Om digitale documenten langer te kunnen blijven gebruiken moet er vanaf de eerste dag goed voor worden gezorgd. Waar je aan moet denken, welke dingen je zeker moet doen, is beschreven in deze website en de folder die je kunt downloaden in een Nederlandse en een Engelse versie.

Eerste hulp bij Digitaal Archiveren
Het bewaren van digitale documenten vraagt om een andere aanpak dan het bewaren van papier. Dat komt omdat een digitaal bestand bestaat uit een reeks enen en nullen, de bitstream. Die heeft altijd een specifieke combinatie van hard- en software nodig om te kunnen worden geïnterpreteerd. Beschadigingen in de bitstream en snelle technologische ontwikkelingen vormen een bedreiging voor de digitale bestanden. Digitaal archiveren houdt daarom in dat er – naast selecteren, ordenen en beschrijven – speciale maatregelen moeten worden genomen om documenten voor een langere periode bruikbaar te houden.

2 reacties op “Over bewaar als…

  1. Een geweldig initiatief om het digitaal archiveren (van zowel de losse componenten als de gehele objecten) onder de aandacht van ontwerpers en projectleiders te brengen. Ik wil daarnaast ook pleiten voor een complete PDF/A voorzien van de volledige (dus ook juiste) metadata. Dat is handig om complete objecten snel terug te vinden en daarna door te zoeken met behulp van de in de PDF/A weergegeven metadata van de verschillende componenten. Zo’n ‘onderdelenlijst’ zou zelfs als ingevoegde pagina bij de PDF/A opgenomen kunnen worden.
    Een PDF/A-bestand is handig voor het archief, handig voor de opdrachtgever en héél handig als er (onverhoopt) later van een extra gebruiksdoel sprake is n.l. een juridisch bewijs. Stel je voor hoe handig het geweest zou zijn als alle marketinguitingen en huisstijlcontracten van b.v. apothekersketen Mediq in de vorm van een collectie PDF/A-bestanden aanwezig zou zijn.
    De Mediq case staat nu in het middelpunt van de belangstelling. Maar ook kleinere opdrachtgevers hebben rechten én plichten en de digitale documentatie daarover (inclusief de PDF/A’s van alle relevante uitingen) als collectie PDF/A’s, kan een perfect hulpmiddel zijn bij onverhoopte discussies over leveringsvoorwaarden, klachten, faalkosten etc.
    Dat vraagt nu om wat extra handelingen; het kan echter veel ellende voorkomen.

    • Dankjewel voor deze aanvulling Henk. Ik wil binnenkort wat meer aandacht aan PDF/A gaan besteden, er is nog veel over te zeggen.

Reacties zijn gesloten.