illustratie Max Kisman
De beperkte houdbaarheid van opslagmedia, dragers waarop digitale gegevens worden opgeslagen, vormt een belangrijk risico voor elk digitaal archief. Bekende voorbeelden van opslagmedia zijn: (draagbare) hard drives, CD’s/ DVD’s, USB sticks en de oudere floppy’s & ZIP schijven.
Geen enkele drager heeft het eeuwige leven. Magnetische dragers verliezen bijvoorbeeld na enkele jaren hun magnetische werking. En bij CD’s kan na enkele jaren CD-rot optreden. Maar zelfs als het opslagmedium een levensduur heeft van 100 jaar dan is het onwaarschijnlijk dat de benodigde programmatuur en afspeelapparatuur na zoveel tijd beschikbaar is.
Om gegevens duurzaam op te slaan kies je een drager waarvan de houdbaarheid bekend is. Vervolgens zet je om de zoveel tijd, alle gegevens over naar nieuwe, verse dragers. Door zorgvuldig een stabiele drager en duurzame technologie te kiezen hoeven dragers minder vaak vernieuwd te worden. Bij de keuze voor een drager hou je rekening met de levensduur, opslagcapaciteit, informatiedichtheid van de opslag en toegangssnelheid. Kies in ieder geval voor betrouwbare technologie waarvan de stabiliteit is bewezen en waarvan de nadelen bekend zijn.
Optische dragers
CD’s en DVD’s zijn de bekendste voorbeelden van optische dragers. Optische dragers bestaan uit verschillende lagen. De informatie bevindt zich als organische‚ ‘pits’ en ’lands’ op een van de binnenste lagen van de schijf. Bij een geperste cd is de informatie in de laag van polycarbonaat aangebracht. Bij een CD die je zelf brand is de informatie aanwezig als een laag boven het polycarbonaat.
Beschermlaag
De buitenste laag van de cd wordt gevormd door reflecterende metalen en een beschermende laklaag. Vingerafdrukken, stof en krassen tasten deze beschermlaag gemakkelijk aan, de organische laag met gegevens wordt dan verstoord. Warmte of snelle temperatuurwisselingen hebben ook een negatief effect op de opbouw van de datalaag. CD’s zijn vanwege de kwetsbaarheid en beperkte levensduur niet de beste keuze voor duurzaam archiveren.
Magnetische dragers
Bij magnetische opslagmedia worden de gegevens opgeslagen als gemagnetiseerde delen. Er is onderscheid te maken in de verschillende manieren waarop dat gebeurt, door middel van spoelen of van een band. Cassettes, open spoelen en cartridges werken op basis van een spoel. Harde schijven, floppy’s en diskettes, jazzdisks en zipdisks op basis van een magnetische band. Eigenlijk zijn alleen de open spoelen, de cassettes en de cartridges het meest betrouwbaar voor de lange termijn.
Wanneer magnetische dragers goed behandeld worden, is de levensduur 10 tot 30 jaar. Maar dat geldt alleen voor cassettes en cartridges. Diskettes en harde schijven hebben een veel minder lange levensduur. Frequent gebruik vermindert de levensverwachting aanzienlijk. Bovendien is een platformonafhankelijke opslag niet mogelijk en vergeet niet dat harde schijven kunnen crashen. De actieve levensduur van harde schijven wordt daarom op drie jaar geschat. Daarmee is de kostprijs per opgeslagen megabyte voor diskettes en harde schijven veel hoger dan voor cassettes of cartridges. Voor de opslag van archiefmateriaal hebben cassettes en cartridges de voorkeur.
Magnetische dragers bestaan uit een aantal lagen en chemische verbindingen. De drager is opgebouwd uit een laag van polyester waarop een emulsie van magnetiseerbaar materiaal ligt. Een binnenlaag hecht de emulsie aan de drager. Om wrijving tegen te gaan is vaak aan de achterzijde een coating aangebracht, die ook voor een betere geleiding door de afspeelapparatuur zorgt, omkrullen voorkomt en de elektrostatische lading vermindert.
Cloud
Online opslag in ’the cloud’ houdt in dat je je documenten elders opslaat op servers die beheerd worden door een aanbieder van deze dienst. Je hebt toegang tot je gegevens via internet.
Opslag op cloud maakt het mogelijk je gegevens te benaderen vanaf verschillende locaties, met verschillende apparaten. Bovendien kan je je gegevens makkelijk delen met meerdere personen. De aanbieder is verantwoordelijk voor het onderhoud van de hard- en software en het maken van back-ups.
De risico’s zijn echter navenant. Je bent afhankelijk van netwerkverbindingen en leveranciers. Het is lastig te controleren of de cloud-leverancier betrouwbaar is, hoe zijn bedrijfscontinuïteit geregeld is en hoe zijn technische infrastructuur is ingericht. Is het voldoende beveiligd? Wat betreft de duurzaamheid staan de leveranciers voor dezelfde uitdaging als wij. Ook niet onbelangrijk is de juridische complexiteit van de opslag van informatie, zeker als de opslag in het buitenland is georganiseerd.
Antwerpse digitale duurzaamheidsexpert Filip Boudrez’ stelde richtlijnen op voor het hanteren van Duurzame CD’s en Magnetische dragers in een archief.