Welke 10 stappen zet je zelf om je digitale archief duurzaam te kunnen beheren en behouden?
Hoewel je het beste al vanaf de creatie van digitale informatie rekening houdt met de duurzaamheid ervan, is er onvermijdelijk een moment waarop je zult constateren dat er achterstallig werk te verrichten is. Er is wellicht een moment waarop je het digitale archief toegankelijk wilt maken, beheren of overdragen. In vier fasen en 10 stappen kun je ervoor zorgen dat een digitaal archief eenvoudig te beheren en te behouden wordt.
IDENTIFICEER
Bepaal wat er is, waar het is en met welke materialen en formaten je te maken hebt.
1. Inventariseer op welke apparaten en locaties de digitale bestanden worden bewaard. Denk daarbij aan: computer(s) thuis, werk, tablet en mobiele (smart)telefoon, back-up harde schijf, websites, blog, twitter, facebook, youtube, flickr, dropbox, iCloud of oude dragers zoals dvd, cd, diskettes, etc.
2. Inventariseer welke digitale bestanden in welke omgeving worden bewaard. Denk aan: tekstdocumenten, e-mails, foto’s, films, datasets, blogberichten, etc.
3. Maak een overzicht van alle verschillende bestandsformaten die voorkomen, bijvoorbeeld txt, doc, xls, keynote, pdf, jpg, mov of oudere varianten.
SELECTEER
Beslis wat wel en wat niet wordt behouden, en op welke wijze.
4. Archiveren is niet hetzelfde als zomaar alles bewaren, beslis zorgvuldig welke bestanden de moeite van het bewaren waard zijn. Verwijder alle niet relevante, onvolledige, onduidelijke en dubbele digitale objecten.
5. Kies een passende bewaarstrategie. Dat kan bijvoorbeeld zijn:
– bewaar één exemplaar van het bestand in het oorspronkelijke formaat om alle oorspronkelijke eigenschappen te behouden, én
– bewaar een kopie van het bestand dat is overgezet naar een archiefformaat.
ORGANISEER
Zorg dat bestanden ook in de toekomst herkenbaar en leesbaar zijn
6. Geef digitale bestanden een unieke, logische naam, voorzien van een datum in de volgorde JJJJMMDD (20141101). Gebruik geen spaties, punten en komma’s of andere vreemde tekens.
7. Zet digitale bestanden die niet meer bewerkt hoeven te worden om naar een betrouwbaar en duurzaam archiefformaat, zoals:
tekst: ODF, XML, PDF/A
beeld: SVG (vector), JPEG, TIFF, PNG (pixel) CGM (vector en pixel)
geluid: WAV
video: MXF
8. Bewaar bestanden die bij elkaar horen in mappen met een duidelijke naam en orden deze in een heldere mappenstructuur.
BEHEER
Zorg dat het archief duurzaam toegankelijk blijft
9. Kies voor de opslag van het digitale archief een type drager dat zich heeft bewezen. Vermijd opslagmedia die maar door één leverancier worden ondersteund. Noteer welke bestanden op welke drager zijn opgeslagen.
10. Controleer één maal per jaar de kwaliteit van de drager en de inhoud. Gebruik software om de checksum te controleren. Wanneer dit controlegetal gelijk blijft, is het digitale bestand niet gewijzigd.
Of draag het geordende archief in beheer over aan een archiefinstelling