Omdat duurzaam bewaren tijd en inspanning vergt, is het van belang om alleen te bewaren wat echt belangrijk is. Bewaar informatie waarvan je weet dat je die later wilt of kunt gebruiken. Niet te veel en niet te weinig. Bedenk voordat je gaat archiveren ook wat je later met de documenten wilt kunnen doen. Het maakt veel verschil of je een document alleen wilt kunnen lezen en reproduceren of ook moet kunnen bewerken. Of je een bestand voor kortere of lange tijd wilt bewaren speelt eveneens een rol.

Van een tekstdocument is waarschijnlijk alleen de weergave van de inhoud voldoende. Een werkdocument wil je misschien nog kunnen bewerken, terwijl je van een definitief document de vorm en inhoud wilt kunnen vastleggen.

Altijd doen

Bewaar altijd één exemplaar van het document in het origineel formaat, daarin worden alle oorspronkelijke eigenschappen behouden. Je kunt dit originele bestand op een later moment, wanneer dat nodig blijkt, migreren naar een actueel formaat, of openen in de oorspronkelijke combinatie van hard- en software (of een omgeving die daar sterk op lijkt).

Kiezen

Migreer één kopie van het bestand naar een alternatief standaard archiefformaat. Daarin blijven bepaalde‚ maar niet alle – eigenschappen voor langere tijd beschikbaar. Het is bijvoorbeeld goed om één kopie van het document in PDF/A formaat bewaren. In dit standaard formaat wordt de uiterlijke verschijning vastgelegd en duurzaam toegankelijk gehouden. Andere alternatieve bestandsformaten vind je hier [link naar D soorten bestanden].