Kies goede bestandsformaten

illustratie Max Kisman

Software wordt voortdurend vernieuwd en nieuwe software ondersteunt niet altijd de bestanden die met oudere versies zijn gemaakt. Om de kans te vergroten dat je bestanden later nog kunt lezen en gebruiken bewaar je ze in open of standaard bestandsformaten.

Open of standaardformaten hebben de voorkeur omdat ze door meer meerdere applicaties worden ondersteund en omdat de documentatie (broncode) voor iedereen beschikbaar is. Ze zijn niet van één leverancier afhankelijk.

Wanneer documenten niet meer bewerkt hoeven te worden, zet je ze van een gesloten formaat om naar een open of standaardformaat. Een tekstdocument in Word zet je het beste om naar PDF/A.

Wanneer er geen alternatief formaat beschikbaar is, bewaar dan in ieder geval één bestand in het originele formaat en bewaar één kopie die je later kunt bewerken in nieuwere versies van de software. Houd er rekening mee dat er veranderingen in het document zullen optreden. Nieuwe versies van software hebben andere specificaties en eigenschappen.

 

E-mail
Om e-mail te archiveren zijn de volgende vuistregels van toepassing:

  • Vul het adresveld altijd correct en volledig in, maak bij voorkeur gebruik van een (centraal) adressenbestand.
  • Geef altijd een duidelijk en beschrijvend onderwerp, noem daarin altijd het project of de fase waarop het bericht betrekking heeft.
  • Gebruik geen velden die automatisch worden bijgewerkt.
  • Creëer de berichten zoveel mogelijk in platte tekst of HTML.
  • Plaats altijd een handtekening.
  • Voeg bij antwoorden geen tekst tussen maar schrijf boven de oorspronkelijke tekst.
  • Verstuur bijlagen of attachments in een duurzaam bestandsformaat. Verzend een afbeelding als bitmap of JPEG-bestand en een tekstbestand in PDF.

8 reacties op “Kies goede bestandsformaten

  1. ‘open standaarden hebben de voorkeur'; is PDF/A een open standaard? Indien nee, moet hier dan niet een ander voorbeeld gegeven worden?

    • PDF/A is een de facto standaard en voor de meeste mensen die niet professioneel met digitale duurzaamheid te maken hebben, de beste optie.

  2. PDF/A is wel degelijk een open standaard; ontwikkeld door Adobe in samenwerking met AIIM en door de ISO (de internationale standaardisatie-organisatie) overgenomen als ISO 19005-1:2005.

  3. Ik ben erg benieuwd wat het standaard formaat voor het archiveren van email zou moeten zijn. De formaten .eml en .emlx op mijn Apple zijn erg handig, want een bericht in dit formaat blijft met alle gegevens & bijlagen bewaard. Hoe dit voor Outlook gebruikers in te zetten is?

    • Dag Jaap,

      Dank voor je reactie en vraag. E-mail archiveren is complexer dan de keuze voor een juist formaat omdat er zoveel andere factoren bij komen kijken. Denk bijvoorbeeld aan attachments, bewaar je die apart of niet, en in het oorspronkelijke formaat of in een archiefformaat? Selecteer je de berichten of bewaar je een complete map? Hoeveel berichten kun je als functioneel beschouwen en hoe ga je om met de vermenging van persoonlijke en zakelijke berichten? Er komen dan ook nog eens juridische aspecten aan de orde, op het gebied van privacy maar ook door een disclaimer die onder een mail is geplakt.

      .eml wordt, net als mbox, beschouwd als een de facto standaard .emlx functioneert alleen in de Apple-omgeving. Voor Outlook gebruikers is er de mogelijkheid om via een omweg een export naar .eml te realiseren. Conversie van te archiveren e-mailberichten naar xml of pdf (pdf/a) is ook een veelgebruikte strategie.

      Christopher J. Prom is auteur van het informatieve ‘Preserving Email’ DPC Technology Watch report document uit 2011. Dat vind je hier.

  4. Beste kvdh, dank voor je antwoord. ik vroeg niet naar een organieke structuur achter het archiveren van email maar dat .eml met mbox defacto standaards zijn, daar kan ik wat mee. En als je een tipje kan oplichten over de Outlook route ben ik helemaal gesteld.

Laat een reactie achter bij kvdh Reactie annuleren

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

De volgende HTML-tags en -attributen zijn toegestaan: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>