Ordenen is essentieel om overzicht te houden over je werk en voor betere vindbaarheid van informatie.
Het opslaan van digitale documenten in mappen heeft een aantal voordelen:
Alle documenten die bij elkaar horen worden gegroepeerd. Dit zorgt ervoor dat je ook anderen informatie makkelijk kunt terugvinden.
Beslissingen over bewaren voor langere termijn kun je snel per map nemen. Als de mappenstructuur het werkproces volgt, dan is automatisch ook de context van een document vastgelegd.
Een duidelijke mappenstructuur is een belangrijke wegwijzer bij het zoeken naar informatie, niet alleen voor jezelf maar ook voor anderen.
Vuistregels
Werk consequent. Als meer mensen met dezelfde documenten werken, zorg je ervoor dat iedereen dat op dezelfde wijze doet.
- Documenten moeten altijd, consequent op de juiste plaats worden opgeborgen
- Kies een duidelijke naam of omschrijving voor de mappen
- Hanteer dezelfde regels voor het samenstellen van mapnamen als voor bestandsnamen (zie de vuistregels voor bestandsnamen) [link naar bestandsnamen]
Selecteren
Niet alles hoeft bewaard te blijven. Sterker nog: hoe meer je bewaart, hoe minder je kunt terugvinden [link naar hoeveelheid]. Een belangrijke reden om selectief te bewaren is dat het uurzaam toegankelijk houden van digitale documenten complex is en veel tijd en geld kost. Om dit lang vol te houden kun je beter de hoeveelheid werk beperken.
Bedenk goed om welke reden je een document wilt bewaren en hoe lang een document nodig zou kunnen zijn [link naar strategie]. Er kunnen praktische redenen zijn om documenten te bewaren. Het kan ook zijn dat je later iets wilt kunnen aantonen of bewijzen. Ook zou je bepaalde delen van een document kunnen hergebruiken of willen delen met anderen.
Voor verschillende soorten documenten kun je verschillende bewaartermijnen hanteren. Financiële documenten hoef je doorgaans maar 5 jaar te bewaren. Belangrijke foto’s wil je natuurlijk zo lang mogelijk kunnen bekijken.
Algemene vuistregels voor selecteren zijn:
- Bewaar alleen volledige, begrijpelijke, leesbare en authentieke documenten
- Bewaar niets dubbel
- Bewaar wat digitaal is ontstaan ook digitaal