Er is een groot verschil in het bewaren van analoge informatie en digitale informatie. In de analoge wereld zijn de drager en de inhoud fysiek met elkaar verbonden. Bewaar je een analoge foto dan is het duidelijk wat je bewaart. Een digitale foto daarentegen bestaat uit een reeks bits en bytes (de bitstream) [link naar item bitstream] die op een bepaalde manier is opgebouwd en een betekenis heeft. Deze bits en bytes worden opgeslagen op een (of meerdere) dragers en zijn afhankelijk van apparatuur en besturingsprogramma’s om begrepen te worden.
Proces
Elke keer dat je een digitale foto raadpleegt, moet dit bestand opnieuw worden opgebouwd op basis van de ingesloten codes. Het bekijken van een digitaal bestand is eigenlijk het beste te vergelijken met het uitvoeren van een proces. Een proces dat elke keer opnieuw op precies dezelfde manier moet worden uitgevoerd. Omdat hard- en software steeds sneller vernieuwd worden, is het niet mogelijk om later het proces op dezelfde manier te blijven reproduceren.
Hardware
Met hardware (apparatuur) worden alle tastbare onderdelen bedoeld. Dit in tegenstelling tot software die geen fysieke vorm heeft maar bestaat uit de geschreven code die een programma vormt.
Denk aan: PC of Computer en beeldscherm, laptop, tablet, toetsenbord, muis, printer, digitale camera etc. Maar ook aan componenten als: netvoeding, moederbord, processor, intern geheugen, harde schijf, CD-rom- of DVD-rom, speler en brander, videokaart en geluidskaart etc.
Technologische innovatie heeft als gevolg dat er voortdurend nieuwe hardware op de markt verschijnt. Oude apparatuur wordt na verloop van tijd niet meer ondersteund. Het bewaren van de apparaten waarmee bestanden oorspronkelijk werden gemaakt, lijkt een oplossing maar biedt geen uitkomst voor de lange termijn. Het onderhoud van alle onderdelen en randapparatuur is niet voor eeuwig vol te houden.
Nabootsen
Wel zijn er ontwikkelingen die het mogelijk maken om de oorspronkelijke omgeving na te bootsen, dat heet emulatie. Daarbij wordt gebruik gemaakt van een emulator. Emulatie is een technisch complexe methode en eigenlijk alleen binnen een professionele omgeving geschikt als duurzaamheidstrategie.
Software
De software om digitale informatie te lezen wordt ook regelmatig vernieuwd. Bestanden die in een oudere versie zijn gemaakt, kunnen daardoor na verloop van tijd niet meer op dezelfde manier gereconstrueerd worden. Dit probleem is groter bij commerciële software dan bij open software.
Het gebruik van open software en standaardformaten voor een digitaal archief verdient altijd de voorkeur boven gesloten formaten. Open software blijft langer beschikbaar omdat het door een brede gemeenschap van gebruikers wordt ondersteund, bovendien is de broncode in het publieke domein beschikbaar. ‘Gesloten’ of commerciële software is vaak in eigendom van een (commerciële) partij die (financiële) eisen kan stellen aan het gebruik ervan. Een leverancier kan ook besluiten om op een bepaald moment een software pakket van de markt te halen of niet meer te ondersteunen. Voor de duurzame toegankelijkheid van digitale bestanden is het daarom beter om zo min mogelijk afhankelijk te zijn van één leverancier.
Conversie
Migratie is een manier om bestanden duurzaam toegankelijk te houden. Bij migratie wordt het oude bestand overgezet naar een nieuw bestand dat leesbaar is voor de nieuwe software. Er zijn drie varianten:
– Periodieke migratie van een bestandsformaat naar een hogere versie van hetzelfde bestandsformaat, of van een in onbruik geraakte bestandsformaat naar een nieuw bestandsformaat.
– De conversie van een bestandsformaat naar een ander bestandsformaat dat duurzaam wordt geacht.
– Bestand bewaren in oorspronkelijk formaat en conversie naar nieuwer formaat op het moment dat het nodig is.