illustratie Max Kisman

Het is belangrijk om informatie vast te leggen over de documenten die je wilt bewaren. Als je niet weet wat je bewaart, weet je al snel niet meer waarom je het ooit bewaarde. Het bestand heeft dan geen waarde meer voor het archief. Niet alleen omdat het moeilijker terug te vinden is, maar ook omdat belangrijke informatie over de betekenis van het bestand ontbreekt.

Er zijn verschillende manieren om informatie over de betekenis van een digitaal bestand vast te leggen. De eenvoudigste manier is het kiezen van een duidelijke beschrijvende bestandsnaam waarin je ook het soort document, versienummer en datum vastlegt.

Een andere methode is om bestanden die bij elkaar horen bij elkaar in één map te bewaren. Deze map geef je ook weer een duidelijk beschrijvende naam. Hoe je zo’n mappenstructuur het beste kunt opbouwen lees je hier.

Metadata

Tenslotte is het toevoegen van metadata (informatie over data) een goede manier om informatie over specifieke eigenschappen van een document te bewaren.

Er zijn verschillende soorten metadata: administratieve, beschrijvende en technische. De belangrijkste metadata beschrijven de volgende eigenschappen van het document: titel, auteur, versie, datum, verwijzing naar onderwerp, omschrijving, trefwoorden, bestandsnaam, software, etc.

Belangrijke informatie over een map zijn: vindplaats, identificatiecode, status, gerelateerde (papieren) mappen, etc.

Metadata kunnen op verschillende plaatsen worden bewaard. Ze kunnen in het document zelf worden ingekapseld (profiel), in een apart document opgeslagen of in een database worden opgenomen.