Een van de grootste bedreigingen voor de toegankelijkheid van digitale archieven is het gemak waarmee we digitale documenten kunnen kopiëren en bewaren. Opslagmedia worden steeds goedkoper, het is daarom verleidelijk om voor de zekerheid maar alles te bewaren – uitzoeken komt later wel. Maar op die manier wordt de hoeveelheid informatie onbeheersbaar. We verliezen al gauw het overzicht over alle juiste documenten, de juiste versies en de juiste informatie. Bovendien zijn er onzichtbare kosten verbonden aan het bewaren van digitale informatie.

Onzichtbare kosten

De werkelijke kosten van digitaal bewaren zijn hoger dan je denkt. Denk aan de hoeveelheid energie die nodig is om opslagmedia te laten functioneren. Ook de data die je niet gebruikt op je computer, vragen stroom. Back-upsystemen richten zich op alle data op je computer, ook de documenten die niet relevant (meer) zijn. Het maken van een back-up van nutteloze data kost veel meer tijd en energie dan noodzakelijk is, niet één keer maar elke keer dat je een back-up maakt.

Online opslag, in de cloud, is nu heel gangbaar. Houd er rekening mee dat voor deze vorm van opslag en online toegang vele serverparken worden onderhouden. Om deze te onderhouden zijn grote hoeveelheden stroom en koeling nodig

Te veel bewaren heeft nog een paar nadelen:

– Hoe meer data beschikbaar is, hoe moeilijker het is om de juiste informatie te vinden.

– Digitaal archiveren is een permanente activiteit, er moet regelmatig onderhoud gepleegd worden. Meer data kost meer tijd en meer geld.

– Het is moeilijker om een goede bewaarstrategie te bepalen (formaat en termijn) als je niet weet wat je bewaart.