Omdat software voortdurend wordt vernieuwd is het niet altijd mogelijk om documenten die een paar jaar oud zijn nog te kunnen lezen of gebruiken. Het gebruik van gestandaardiseerde bestandsformaten hebben dat probleem veel minder omdat de broncode open is en de documentatie beschikbaar is in het publieke domein.

Standaard bestandsformaten zijn veelal stabieler omdat veranderingen pas plaatsvinden nadat een procedure is doorgelopen. Ook zijn ze minder afhankelijk van één specifiek pakket, ze worden ondersteund door software van meerdere leveranciers en andere open source initiatieven.

Sommige bestandsformaten zijn meer geschikt voor gebruik in een digitaal archief. In dat geval voldoen ze aan de volgende criteria:

• ze zijn erkend als standaard: gedocumenteerd, stabiel en niet afhankelijk van één producent
• ze zijn wijdverspreid en voldoende in de markt gepenetreerd
• ze zijn uitwisselbaar: onafhankelijk van bepaalde besturingssystemen, netwerkprotocollen en applicaties
• ze zorgen voor goed gestructureerde opslag van informatie zonder informatieverlies (geen lossy compressie)
• ze bieden de mogelijkheid tot insluiten van metadatavelden
• ze zijn in staat om de essentiële eigenschappen van het archiefdocument in tijd over te brengen en de authenticiteit te bewaren
• ze zijn autonoom, opslag is onafhankelijk van drager en apparaat
• ze zijn gebruiksvriendelijk.

Filip Boudrez van Expertisecentrum DAVID in Antwerpen ontwikkelde een handig overzicht van verschillende archiefbestandformaten met hun opties en mogelijkheden. Het overzicht is hier te downloaden van de e-DAVID website.

Andere bronnen over duurzame bestandsformaten:

Handleiding van de National Archives (UK) bij het selecteren en evalueren van duurzame bestandsformaten en technische informatie over bestandsformaten.

Zeer uitgebreide notities van de Amerikaanse Library of Congress over de duurzaamheid van digitale bestandsformaten