illustratie Max Kisman
Software wordt voortdurend vernieuwd en nieuwe software ondersteunt niet altijd de bestanden die met oudere versies zijn gemaakt. Om de kans te vergroten dat je bestanden later nog kunt lezen en gebruiken bewaar je ze in open of standaard bestandsformaten.
Open of standaardformaten hebben de voorkeur omdat ze door meer meerdere applicaties worden ondersteund en omdat de documentatie (broncode) voor iedereen beschikbaar is. Ze zijn niet van één leverancier afhankelijk.
Wanneer documenten niet meer bewerkt hoeven te worden, zet je ze van een gesloten formaat om naar een open of standaardformaat. Een tekstdocument in Word zet je het beste om naar PDF/A.
Wanneer er geen alternatief formaat beschikbaar is, bewaar dan in ieder geval één bestand in het originele formaat en bewaar één kopie die je later kunt bewerken in nieuwere versies van de software. Houd er rekening mee dat er veranderingen in het document zullen optreden. Nieuwe versies van software hebben andere specificaties en eigenschappen.
E-mail
Om e-mail te archiveren zijn de volgende vuistregels van toepassing:
- Vul het adresveld altijd correct en volledig in, maak bij voorkeur gebruik van een (centraal) adressenbestand.
- Geef altijd een duidelijk en beschrijvend onderwerp, noem daarin altijd het project of de fase waarop het bericht betrekking heeft.
- Gebruik geen velden die automatisch worden bijgewerkt.
- Creëer de berichten zoveel mogelijk in platte tekst of HTML.
- Plaats altijd een handtekening.
- Voeg bij antwoorden geen tekst tussen maar schrijf boven de oorspronkelijke tekst.
- Verstuur bijlagen of attachments in een duurzaam bestandsformaat. Verzend een afbeelding als bitmap of JPEG-bestand en een tekstbestand in PDF.