Om digitale documenten bruikbaar te houden moet je ze voortdurend in de gaten houden.

De volgende tips helpen je bij het ontwikkelen van een werkbare onderhoudsstrategie:

• Inventariseer welke hard- en software je in gebruik hebt en hebt gehad. Bekijk welke documenten je wilt en nog kunt overzetten naar nieuwe formaten
• Beschrijf zo volledig mogelijk wat je op welke drager bewaart. Hou bij wanneer je de drager moet verversen om verlies van informatie te voorkomen
• Beslis wat wel en wat niet bewaard hoeft te worden en voor welke termijn. Bewaar documenten die je wilt bewaren apart van de documenten die weg mogen
• Investeer tijd en middelen in een passend archiefsysteem. Bezuinig niet op de kwaliteit van opslagmedia
• Begin met het logisch ordenen van bestanden en mappen en hou dit consequent vol
• Besteed minimaal één dag per jaar aan het onderhoud van het digitale archief. Plan een vaste archiefdag. Controleer op deze dag de kwaliteit en de inhoud van dragers en bestanden en bedenk opnieuw wat je wel en niet wilt bewaren

[link naar Alan’s notes]